Persondatapolitik
1. Haveforeningens anvendelse af dine oplysninger
Vi behandler overordnet set dine data for at opfylde vores vedtægtsbestemte formål og nogle tilfælde for at forbedre service .
Vi behandler kun dine personoplysninger til formål , når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling af personoplysninger er primært:
-Lovgivning eller andre retlige forpligtelser, herunder Havekolonivedtægter
-Havekoloni berettigede(legitime) interesse i at behandle dine oplysninger/betalingsoversigter/
-Samtykke
-Kontrakt
Vi indsamler, behandler og opbevarer kun personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde vores formål eller andre retlige forpligtelser.
2. Hvilke personoplysninger anvender vi
Vi indsamler følgende oplysninger om dig:
- navn,
adresse
telefonnummer,
havenummer
havelodsadresse,
indmeldelsesdato
oplysninger om dit havelod samt dit tilhørsforhold til Forening og Kreds.
I sjældne tilfælde anvender vi fotos, men dette vil altid kræve dit samtykke.
Særligt for tillidsvalgte
Hvis du er formand eller vurderingsmand i haveforening eller Kreds registreres dit tillidshverv, fordi du i den forbindelse tildeles særlige rettigheder
i systemet.
3. Hvad bruger vi oplysningerne til ?
Som dataansvarlig benytter vi dine personoplysninger til følgende aktiviteter:
A. Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til Haveforenings og Forbundsvedtægter
- For at hjælpe dig bedst muligt, når vi svarer på henvendelser fra dig, har vi ofte for at vide, hvem du er. Andre gange har vi brug for at få kontakt med dig.
- For at sikre dokumentation for aftaler og korrekt betjening af dig gemmer vi sommetider også relevante oplysninger afgivet i telefonsamtaler, sms-beskeder, email og anden kommunikation med dig i en periode.
B. Services som er en konsekvens af dit medlemskab
- Ved forsendelse af forskellige dokumenter som betalingsoversigter, påmindelser, påtaler, opsigelser samt nyhedsmail eller lignende -
benytter vi dine kontaktinformationer /dit navn og postadresse, e-mailadresse/
- Havepræmiering- vi registrerer , om du har vundet en havepræmie samt det år, hvor du har vundet den og til at sende info om præmiefest.
C. Drift af Havekoloni
- Vi registrerer dine kontakt data på medlemsliste på Kredsens medlemssystem.
D. Afholdelse af arrangementer, kurser og andre aktiviteter
- I forbindelse med arrangementer, kongresser, kurser, udvalgsmøder, udvalgsture mv. udarbejdes deltagerlister.
- I forbindelse med arrangementer registrerer vi sommertider om deltagerne er dårligt gående eller dårligt hørende for at sikre, at deltagerne får
den bedst mulige oplevelse. Sådanne oplysninger slettes umiddelbart efter arrangementets afholdelse.
E. Medlemssystem
- I forbindelse med registrering i medlemssystem anvendes data sommetider til test af systemet.
- I forbindelse af økonomisystem fra Forbund anvendes data sommertider til test af systemet.
- I forbindelse af vurderingssystem og et øvesystem af hensyn til brugervenlighed og minimering af fejl henter vi data om medlemmer
og havelodder i medlemssystemet som anvendes sommetider til test af systemet.
- Vi anvender internt sagsarkiv, hvor henvendelser fra medlemmer gemmes så længe det er relevant. Disse opbevares i mapper i låst stålskab i Foreningshuset.
F. Vurderingspersoner
Vurderingsfunktionen tildeler rettigheder til systemet i overensstemmelse med de regler, der er for det derfor bruger de oplysninger o kursusaktivitet
og antal vurderinger i forbindelse med rettigheds-styringen.
4. Hvor kommer oplysningerne om dig fra?
Oplysninger kommer primært fra dig selv i forbindelse med din indmeldelse i vores haveforening eller når du indsender oplysninger i forbindelse
med ændring af dine data.
5. Hvem modtager oplysninger om dig?
- De oplysninger som haveforening taster ind i medlemssystemet ”modtages” af relevante medarbejderne i Forbundskontoret. Kredsene modtager
endvidere oplysningerne i forbindelse med behandling af opgaver på Forenings vegne.
- Henvendelser på mail mv. som indsendes af medlemmer modtages af bestyrelsen som skal behandle henvendelsen.
Både Kredsens medarbejder og Bestyrelse har tavshedspligt om dine personoplysninger.
Særlig for tillidsvalgte
Oplysninger , udover de almindelige medlemsoplysninger, som registreres om dig som tillidsvalgt, modtages alene af relevante medarbejdere
i Forening, Vurderingsfunktionen, Forbundskontoret og Kredsen.
6. Giver vi dine oplysninger videre?
Som dataansvarlig videregiver vi ikke dine oplysninger til nogen udenfor organisationen, medmindre det følger af lovgivningen eller af en kontrakt, vi har indgået med et hotel i forbindelse med et arrangement eller lignede.
Vi videregiver hellere ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke. Vi overfører ikke dine personoplysninger til lande udenfor EU/EØS.
I forbindelse af et medlemssystem og et vurderingssystem videregiver Kolonihaveforbund dine medlemsoplysninger til IT-leverandører. Her bruges dine data i forbindelse med hosting, support, udvikling og test. Der er indgået en databehandleraftale med deres IT- leverandør som sikrer, at IT- leverandører passer godt på dine data.
Særligt om Havekoloni brug af sociale medier
Grønløkke Havekoloni har valgt at have en Hjemmesiden og en ”gruppe” på Facebook.
Når du bruger dem skal du være opmærksom på, at Facebook funktionalitet betinger, at vi som administrator af siden er nød til at give dem lov til at placere cookies på din PC/andet medie. Dette gælder også selv om du ikke selv har en facebook- konto.
7. Hvordan opbevarer vi dine personoplysninger og hvornår sletter vi dem?
Vi opbevarer kun dine oplysninger så længe de er nødvendige i forhold til de formål, som var grunden til, at oplysningerne blev indsamlet.
8. Sikkerhed
Vi ønsker at beskytte personoplysninger godt og tilstrækkeligt, så uvedkommende ikke får adgang eller der sker uautoriseret offentliggørelse.
- Personoplysninger på papir bevares i aflåst skab , når de ikke er i brug.
- Personoplysninger på PC er kun tilgængelige ved brug af adgangskode.
- Personoplysninger i IT-systemer er yderligere beskyttet af adgangskoder.
- Vi anvender krypteret mail, når vi sender fortrolige og følsomme oplysninger/cpr. Nr. kopi af pas og kørekort/
- Vurderingsfunktionen som består af frivillige, benytter private PCere, men de er underlagt klare instrukser for at sikre at der sker ikke
en sammenblanding med medlemmernes private brug. Dette sikrer samtidig, at data ikke længere er tilgængelig på brugerens PC, når han/hun
ikke er med i vurderingsfunktionen mere.
Vi har foretaget back-up af alle lejekontrakter og betalingsoversigter for at undgå tab af data.
Disse er blevet gemt digitalt.
9. Dine rettigheder
- Du har rettigheder efter persondataforordningen når vi behandler personoplysninger om dig.
- Du har ret til at få indsigt i hvilke oplysninger, vi behandler, og hvad vi bruger dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi gemmer oplysningerne,
og hvem der modtager oplysningerne i de sjældne tilfælde, hvor oplysningerne videregives.
- Du har ret til at få rettet forkerte oplysninger. Før vi retter forkerte oplysninger, skal vi sikre os, hvem du er derfor er personlig henvendelse nødvendigt.
- Du har ret til at få slettet dine personoplysninger, når vi ikke længere har noget legitimt grundlag for at behandle dem.
Da dine data primært bruges af Haveforening skal du henvende dig til haveforening/bestyrelse/, hvis du ønsker at benytte dig af disse rettigheder.
10. Klage
Hvis du er utilfreds med Haveforenings behandling af dine personoplysninger kan du klage til Datatilsynet,
Borgergade 28, 5., 1300 København K eller dt@datatilsynet.dk
Grønløkke Haveforening
Odense 2023